Automation in der Büroarbeit

Die Digitalisierung und Automatisierung ist in der Industrie seit Jahren Standard. Egal, ob Fahrzeugbauer wie BMW oder Anlagenbauer wie Jungheinrich oder Dürr: weite Teile der Produktion laufen automatisiert ab – in der Regel unter starker Zuhilfenahme von Robotern. Diese Automatisierung findet auch immer mehr in der Büroarbeit Verwendung. Mit Tools und anderen digitalen Diensten soll die Effizienz und damit auch die Produktivität in der Büroarbeit gesteigert. Doch die Automation in der Büroarbeit hat nicht nur positive Effekte.

Was bedeutet Automation in der Büroarbeit?

Angestellte in Unternehmen erledigen die Arbeit in der Regel anhand zweier Workflow-Muster: standardisiert und nicht-standardisiert. Standardisierte Workflows – auch Aufgaben genannt – sind zum Beispiel die Bearbeitung von Rechnungen oder die Weiterleitung der Korrespondenz. Diese Aufgaben lassen sich mittels Automation regeln. Hierbei helfen digitale Tools, die Aufgaben automatisch abzuwickeln. Für die Angestellten bleibt dadurch mehr Zeit für die nicht-standardisierten Aufgaben, die sich keinem Schema oder Muster zuordnen lassen. Denn der Kern der Automation in der Büroarbeit ist die Retardierung von Mustern. Muster bedeuten wiederkehrende Prozesse, die man im Vorfeld erkennen und für die Automatisierung nutzen kann. Je mehr Muster sich identifizieren lassen, umso mehr automatische Prozesse, wie zum Beispiel in der Verwaltung von Dokumenten, lassen sich entwickeln.

Was bedeutet das für Unternehmer?

Unternehmen wollen primär Gewinne erwirtschaften und streben in der Regel eine Voll-Auslastung der Angestellten an. Leerlauf oder Arbeitnehmer mit zu wenig Arbeitsauslastung sind nicht kosteneffektiv. Erkennt ein Unternehmer Prozesse oder Aufgaben, die ein wiederkehrendes Muster aufweisen, kann er diese Aufgaben automatisiert durchführen lassen. Mithilfe einer Software spart er Personalkosten ein, denn die Angestellten, die die standardisierte Aufgaben bisher erledigt haben, werden durch digitale Tools ersetzt. Diese Angestellten haben künftig mehr Zeit für individuelle Aufgaben.

Automation im Büro – Tipps und Tricks

Rechnungen, Mahnungen oder Vertragswerke müssen bearbeitet, an Kunden gesendet und archiviert werden. Was früher eine Reihe von Menschen beschäftigte, erledigen heute digitale Dienste im Bereich Dokumentenmanagement. Sie sparen Zeit und Personalkosten und sind weltweit einsetzbar. Weitere Tools sind u. a. E-Mail-Programme, die eingehende Mails per definierten Befehl strukturieren und ausgehend vom Absender direkt an den richtigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Welche digitalen Dienste es heute schon gibt, zeigt diese Liste:

Marketing

• Hubspot
  Umsetzung alle Marketing-Aktivitäten inklusive Analyse. Geeignet für kleine und mittlere Unternehmen
• Buffer
  Mit diesem Tool können Beiträge für sozialen Netzwerke (Instagram, Facebook oder Twitter) vorgeplant, veröffentlicht und ausgewertet werden.
• Designrr
  Der digitale Dienst verwandelt aus Blogbeiträgen mithilfe von Design-Templates lesbare Whitepaper. Somit sparen Unternehmer Zeit für die manuelle Erstellung von mehrseitigen Whitepaper.

Rechnungswesen

• sevDesk
  Diese Software richtet sich vor allem an kleine Unternehmen sowie Selbstständige. Das Tool lässt sich intuitiv bedienen und ist durch die Cloud-Anbindung weltweit einsetzbar.
• Sage One
  Wer wenig Kenntnisse über Buchhaltung verfügt, sollte sich den Online-Dienst Sage One näher anschauen. Das digitale Tool übernimmt die komplette Unternehmensführung und nimmt dank Bankdatenabgleich automatisch die Bearbeitung von Zahlungsein- sowie ausgängen vor.
• Debitoor
  Für Freelancer und Gründer lohnt ein Blick auf dieses sehr einfach zu nutzende Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm. Das über die Cloud nutzbare Tool wird dank Feedback der Kunden laufend weiterentwickelt – und damit stetig verbessert.
  

Kundenservice

• Salesforce
  Der Marktführer punktet mit sehr vielen Funktionen und ist dank der mehr als 2.500 Plugins für individuelle Bedürfnisse anpassbar.
• Base
  Das modulare CRM-System ist vor allem für den Verkauf interessant. Die Einsteiger-Version ist bereits unter 50 Euro pro Nutzer recht erschwinglich. Neben dem Online-Dienst gibt es auch eine App.
• Podio
  Das Tool ist eine Mischung aus Projektmanagement und CRM. Das Besondere: für Teams mit bis zu fünf Mitarbeitern ist die Nutzung kostenlos. Für kleine Unternehmen eine kostengünstige Alternative gegenüber anderen Diensten.

Neben den oben genannten Tools und Online-Diensten gibt es eine Reihe anderer Möglichkeiten, die Automation in der Büroarbeit zu steigern:

• Virtuelle Büros
  Der Markt für diese Dienstleistungen boomt, denn hier können ganze Abteilungen wie der Telefonservice ausgelagert werden. Eingehende Anrufe werden so an externe Dienstleister weitergeleitet und alle wichtigen Informationen zum Telefonat anschließend an den richtigen Mitarbeiter im Unternehmen zur Verfügung gestellt.

• Kommunikationstools
  Slack, Skype oder Facebook Workplace: All diese Tools sollen die Kommunikation innerhalb von Unternehmen und digitalen Nomaden erleichtern. In Slack können Gruppen eingerichtet und Dateien ausgetauscht werden.

• Zeitmanagement und Zeiterfassung
  Eine Bedingung, um Arbeitsabläufe und Aufgaben besser zu strukturieren und zu automatisieren ist die Erfassung der Zeit, die man für eine Aufgabe braucht. Mithilfe von Tools wie Trello, Teamgrid oder Easyjob kann später genau untersucht werden, für welche Prozesse wieviel Zeit verwendet wurde.

Auswirkungen auf dem Arbeitsmarkt

Fakt ist: Die Automation in der Büroarbeit hat längst begonnen. So setzen Lufthansa und Adidas längst auf Chatbots, um mit Kunden zu kommunizieren. Obgleich die Qualität der Kommunikation zwischen Chatbot und Kunden noch sehr rudimentär abläuft, wird in Zukunft diese Form des Kundenservice mehr und mehr an Bedeutung gewinnen. Und im Bankgewerbe werden mittels KI, und der daraus resultierenden Automation, Arbeitsplätze langfristig entfallen. Die Automation in der Büroarbeit birgt also nicht nur Chancen, sondern auch Gefahren. Denn mehr Automatisierung bedeutet weniger Personalaufwand. Ähnlich wie in den Fabriken von Audi, VW und Co. Hier werden langfristig durch den Einsatz von Robotern massive Stellenkürzungen die Folgen sein. Die Automation in der Büroarbeit bringt daher neue Herausforderungen und wird die Art, wie Menschen arbeiten, radikal verändern.

Bildnachweis: Suitable Technologies Beam telepresence robot – Intel Free Press | Flickr | CC BY-SA 2.0